XX市司法局公证管理处：
 
    根据司法部5月31日召开的开展现场监督公证专项整顿规范活动电视电话会议、省厅贯彻落实会议的精神及市局“关于开展现场监督类公证质量专项检查的通知精神”，我处于200X年X月X日组织全处同志对200X年至200X年X月期间办结的现场监督类公证进行了自查自纠。我处总共自查了X本卷宗,其中招投标公证X件,有奖销售X件,拍卖公证X件,证据保全公证X件,发信函公证XX件。
 
    通过这次自查自纠活动的开展，对照〈中华人民共和国公证暂行条例〉、《公证程序规则》、〈开奖公证细则〉的规定，没有发现错假证，但发现我处公证员在办理现场监督类公证还存在以下几个方面的问题：
 
    一、资料的收集审查不够仔细。如有的招投标公证缺少招标文件和投标单位的营业执照资质证明等材料未及时补齐，有的发信函公证缺少原始的债权依据。
 
    二、谈话笔录做得过于简单。如有的证据保全公证中的现场工作记录只有很简单的几句话，没有将保全行为的全部过程写清楚；有的发信函公证的谈话笔录形同虚设，没有写明发信的理由。
 
    三、发信函公证没有做到由两名公证员或公证工作人员共同办理，往往只由公证员一人办理。
 
    四、表格资料填写不完备。有的公证卷宗中申请表、送达回证等材料填写不全。
 
    针对我处办证过程中存在的问题，同时为了更好地贯彻落实〈开奖公证细则〉及规范现场监督类公证的办证程序，经全处处务会讨论商量，我处提出如下整改意见：
 
    一、及时汇报请示
 
    一旦有当事人提出大型开奖活动公证及其他群体性的现场监督公证,应在正式受理前及时向上级公证管理部门汇报请示,在得到答复以后方能受理,并在办理过程中及时汇报请示办证细节。
 
    二、严格办证程序
 
    我处在今后办理现场监督公证时，将按照〈中华人民共和国公证暂行条例〉、《公证程序规则》、〈开奖公证细则〉的规定，包括发信函公证在内的所有现场监督公证，从人员要求到管辖规定均应按照程序认真执行。
 
    三、加强实体审查
 
    今后我处在办证中还将着重对申请人资质的审查，尤其是开奖公证、招投标公证、证据保全公证，对主办方的资格应作全面审查，要求公证员从申请人提供的营业执照、文件批复以及其他相关证据资料综合审查；对抽奖活动规则、拍卖规则、招标文件等资料应事先作合法性、合理性、公平性的审查；对整个现场活动作好监督检查工作，把握好每一个活动细节。
 
    四、细化谈话笔录
 
    要求每位公证员不忽视谈话笔录作为证据的重要性，将申办理由、当事人的具体情况、申办事项的具体情况作为谈话笔录的必要要素。
 
    五、健全卷宗制作
 
    对公证卷宗中的每一份程序性表格均应按规定认真填写，严禁形式主义，以备随时自查和上级领导的检查。